TUGAS BADAN PENGAWAS KSU PROFESIONAL

FUNGSI DAN TANGGUNG JAWAB

PENGAWAS KSU PROFESIONAL

1.     PENDAHULUAN

Pengawas merupakan salah satu perangkat dalam organisasi KSU Profesional yang tidak kalah pentingnya dengan perangkat yang lainnya, seperti dewan pimpinan. Sebagaimana anggota Dewan Pimpinan Dipilih oleh Rapat Anggota (RA) demikiaan pula hanya anggota pengawas dipilih oleh Rapat Anggota (RA). Jika dalam KSU Profesional tidak memiliki pengawas, bagaikan seseorang yang kehilangan salah satu organ tubuh yang dapat disebut seorang tidak normal atau dalam kondisi cacat.

2.     FUNGSI PENGAWAS

Ada beberapa fungsi pengawas dalam KSU Profesional :

            Fungsi Audit

Fungsi utama Pengawas adalah memeriksa buku-buku/ catatan KSU Profesional dan semua kegiatan KSU Profesional secara efektif. Hasil pemeriksaan ini kemudian dilaporkan pada Pimpinan. Pengawas membuat laporan paling kurang sebulan sekali. Para Anggota Pengawas dalam KSU Profesional bagaikan seorang dokter KSU Profesional yang mesti bisa memberi pertanda apakah KSU Profesional sehat, kurang vitamin atau aman sesuai dengan ketentuan AD/ART, falsafah dan cita-cita murninya;

            Fungsi Konsultasi

Pengawas selalu mengadakan kontak dengan pengurus  baik saat mengadakan pemantauan /pemeriksaan maupun sesudah atau sebelum pemeriksaan mengenai hal-hal yang perlu diperhatikan diperbaiki serta saran-saran tindak lanjut dari hasil pemeriksaan. Selain kepada pengurus, juga kepada anggota tertentu yang perlu diberikan konsultasi dan saran-saran.

            Fungsi atas Tanggung Jawab Manajemen Pengawasan

Dalam usaha melancarkan kegiatan dari Pengawas maka Pengawas harus dapat merencanakan dan mengorganisir kegiatan sehingga kegiatan itu sendiri dapat berjalan dengan efektif. Tanpa membuat perencanakan kegiatan maka akan mengalami benturan-benturan saat pelaksanakan terutama bagi Pengurus yang menyediakan bahan-bahan untuk diperiksa, karena mereka orang-orang voluntir;

Untuk menjalankan tugas tersebut maka diperlukan kiteria dari orang yang menduduki jabatan Pengawas antara lain;

2.3.1.      anggota KSU Profesional baik pria maupun wanita;

2.3.2.      dipercaya dan pilih anggota;

2.3.3.      adanya kesediaan/kemauan dan waktu;

2.3.4.      mempunyai kemampuan dan keterampilan dibidang manajemen pengawasan, keuangan dan kegiatan organisasi.

3.     TANGGUNG JAWAB PENGAWAS

Pengawas bertanggung jawab secara langsung kepada rapat anggota, sebab Pengawas dipilih langsung oleh dan dari anggota-anggota KSU Profesional. Pengawas bekerja untuk kepentingan para anggota dan bukan untuk kepentingan Pimpinan saja. Malah sesungguhnya Pengawas diberi wewenang oleh Rapat Anggota untuk menskors (menghentikan sementara) anggota Pimpinan maupun Panitia Kredit, andaikata dilandasi oleh alasan yang betul-betul objektif, data yang akurat serta argumentasi yang logis. Hal-hal yang merupakan tanggung jawab Pengawas.

            Pemeriksaan terhadap semua kegiatan dan kejadian di dalam KSU Profesional, termaksuk pemeriksaan buku-buku/catatan (audit) sebagaimana diatur di dalam Anggaran Dasar KSU Profesional;

            Pemeriksaan pembukuan tahunan (annual audit) guna dilaporkan kepada Rapat Anggota Tahunan (RAT);

            Pemeriksaan buku anggota secara teratur dan mencocokan dengan buku-buku yang dipegang oleh Bendahara atau Manajer;

            Mempelajari secara seksama pelaksanaan isi AD/ART;

            Penilaian terhadap jalanya roda kerja (usaha) KSU Profesional dan aktifitas para Pengurus KSU Profesional yang telah dipilih di dalam Rapat Anggota.

4.     WEWENANG PENGAWAS

Andaikata hasil dari pemeriksaan dari pengawas bahwa Pimpinan atau Panitia Kredit melanggar peraturan-peraturan Anggaran Dasar, maka Pengawas diberi wewenang khusus untuk mengadakan skorsing terhadap anggota pengurus yang menyeleweng itu.

Skorsing itu baru akan dilaksanakan apabila seorang anggota Pengurus yang menyeleweng tersebut nyata-nyata tidak mau mengoreksi diri. Akan tetapi Pengawas tidak mempunyai wewenang untuk mengambil tindakan atau keputusan lainnya (memecat seorang anggota Pengurus).

Setelah diadakan skorsing, secepatnya Pengawas harus mengadakan Rapat Anggota Khusus. Rapat Anggota inilah yang akan mengambil tindakan dan keputusan terhadap anggota Pengurus yang telah diskors, apakah akan dibebastugaskan seterusnya atau diterima kembali.

5.     METODE KERJA PENGAWAS

Karena Pengawas merupakan salah satu organ dari organisasi KSU Profesional maka di harapkan Pengawas harus memiliki perencanaan kerja sehingga bisa secara jelas apa yang akan dikerjakan, siapa yang mengerjakan apa, kapan dikerjakan serta bagaimana mengerjakannya. Rencana Kerja Pengawas ini harus disampaikan kepada Pimpinan agar anggota pengurus yang berkaitan dengan kebutuhan Pengawas dapat menyiapkan bahan-bahan yang diperlukan pengawas.

Dalam perencanaan kerja Pengawas harus dicantumkan antara lain: pembagian tugas antara anggota Pengawas, jadual pemeriksaan, ruang lingkup pemeriksaan, pihak siapa yang akan dihubungkan. Hindarilah cara kerja mendadak (sidak) karena sidak bukan suatu sistem. Karena itu, Pengawas harap berlaku sebagai dokter dan bukan bertindak sebagai polisi.

Dalam hal koperasi sudah memiliki anggota yang banyak (500 orang lebih) dan kekayaan yang relatif besar maka Pengawas dapat meminta bantuan asisten atau akuntan publik yang harus disetujui oleh Rapat Anggota. Karena jumlah anggota dan transaksi semakin tinggi sehingga kekeliruan atau kesalahan yang dilakukan oleh karyawan/anggota Pengurus cepat diketahui/diatasi.

6.     HUBUNGAN PENGAWAS DENGAN PEMIMPIN

Pimpinan bertanggung jawab kepada Rapat Anggotamengenai seluruh kegiatan KSU Profesional. Oleh karena itu, Pimpinan wajib membuat garis kebijakan dan sasaran KSU Profesional. Pengawas dalam hal ini tidak boleh campur tangan di dalam menggariskan kebijaksanaan-kebijaksanaan dan sasaran KSU Profesional.

Pengawas harus bisa memastiakan bahwa kebiljaksanaan yang dibuat Pimpinana itu adalah sejalan dengan keputusan yang ada di dalam Anggaran Dasar. Dari sebab itulah adalah penting agar paling kurang seorang anggota Pengawas hanya mendengarkan dan tidak ikut bicara kalau tidak diminta.

Pengawas boleh saja memberikan saran-saran atas dasar hasil pemeriksaannya kalau dianggap perlu. Namun Pengawas perlu sekali memeriksa semua notulen lengkap Pimpinan serta berkonsultasi dengan Pimpinan.

7.     HUBUNGAN PENGAWAS DENGAN BENDAHARA

Pengawas  sebenarnya merupakan teman akrab dengan bendahara, Pengawas selalu menolong Bendahara agar semua pembukuan dikerjakan  dengan rapi dan benar. Apa bila Pengawas mendapati bahwa semua buku-buku diisi tanpa kesalahan dan cocok dengan uang kas, maka akan dilaporkannya demikian. Jika Pengawas menemukan kekilafan dari Bendahara, maka ini akan menolong Bendahara untuk membetulkan kesalahan itu dan kemudian melaporkannya.

Pengawas yang baik akan merasa ikut bertanggung jawab terhadap uang KSU Profesional. Karena itu, Pengawas harus sering membantu Bendahara dalam menjaga ketertiban keuangan dan pembukuan KSU Profesional  Andaikata sampai terjadi penggelapan uang di dalam KSU Profesional, ini juga antara lain disebabkan oleh kelalaian Pengawas dalam menjalankan tugasnya, sehingga Pengawas mau tidak mau harus ikut bertanggung jawab.

Penting sekali bahwa Pengawas memastikan adanya jaminan yang cukup dari Bendahara (Bonding) yang sudah dibayarkan pada waktunya. Jumlah jaminan atau Bonding dari Bendahara ini haruslah cukup untuk tanggungan agar Bendahara tidak bisa bertindak sewenang-wenang uang milik KSU Profesional.

8.     HUBUNGAN PENGAWAS DENGAN PANITIA KREDIT DAN PENDIDIKAN

Pengawas harus selalu ingat bahwa KSU Profesional tidak akan bisa berjalan lancar jikalau ada salah satu panitia tidak menjalankan fungsinya dengan baik. Apabila Panitia Kredit atau Panitia Pendidikan benar-benar waspada.

Pengawas harus senantiasa memeriksa notulen-notulen rapat Panitia Kredit dan juga surat-surat permohonan pinjaman. Pengawas juga harus menyelidiki apakah para peminjam benar-benar menggunakan uang pinjamannya sesuai dengan tujuan pinjaman semula.

Andaikata terjadi hal-hal yangkurang beres dengan pinjamannya, maka Pengawas harus mengadakan tukar pikiran dengan Panitia Kredit dan melaporkan hasil pemeriksaannya ini kepada Pimpinan. Demikian juga dalam hal pendidikan, Pengawas harus mengusahakan agar paling kurang seorang dari mereka ikut hadir dalam pertemuan-pertemuan pendidikan yang diadakan oleh Panitia Pendidikan.

9.     KAPAN PENGAWAS MELAKUKAN PEMERIKSAAN?

Pengawas mempunyai peran yang sanga penting dalam menjaga kesehatan Koperasi Kreditnya. Pengawas adalah ibarat dokter keluarga yang selalu memperhatikan kondisi kesehatan keluarga. Dokter keluarga yang baik telah mempunyai jadual untuk melakukan pemeriksaan kesehatan keluarga dalam keadaan normal maupun bila ada anggota keluarga yang sakit.

Demikian pula Pengawas KSU Profesional. Pengawas perlu mempunyai jadual pemeriksaan yang terencana agar keadaan KSU Profesional selalu terpantau dengan baik.

9.1. Pemeriksaan sebulan sekali

Berapa kali pemeriksaan perlu dilakukan oleh Pengawas. Dalam AD/ART, dinyatakan bahwa perlu dilakukan sekali setiap satu bulan. Namun paling baik pemeriksaan dilakukan sebulan sekali. Karena apa? Karena bila ditemukan kesalahan atau kekeliruan maka akan mudah memperbaikinya, karena belum terlalu larut.  Bila kekeliruan ditemukan setelah tiga bulan maka akan lebih sulit memperbaikinya dan memerlukan waktu yang lama.

9.2. Apa yang perlu diperiksa?

Dalam AD/ART-pun telah diberikan pedoman apa yang perlu diperiksa sebulan sekali, atau yang tiga bulan sekali dan apa yang setahun sekali. Hal ini untuk memudahakan Pengawas melakukan pengaturan pemeriksaan. Yang perlu dilakukan sebulan sekali misalnya memeriksa surat-surat berharga, memeriksa uang tunai dan arsip-arsip penting.

Terutama penting bagi Pengawas untuk memeriksa LKSB dengan teliti karena Bendahara ikut menandatangani LKSB yang akan dipasang di papan pengumuman.

9.3. Sikap dalam melakukan pemeriksaan

Dalam melakukan pemeriksaan, Pengawas tidak perlu merasa segan. Tidak perlu berpikir bahwa jangan-jangan Bendahara merasa dicurigai.

Malahan, Bendahara yang baik akan merasa terbantu jika pemeriksaan dilakukan secara teratur. Karena pemeriksaan yang baik akan meyakinkan Bendahara bahwa pekerjaannya sungguh baik. Kalaupun ditemukan kesalahan, maka membantu Bendahara untuk bisa segera memperbaiki kekurangan tersebut.

Oleh karena itu, Pengawas perlu mengatakan dengan tegas namun dengan maksud baik bila menemukan kesalahan. Karena bila Bendahara enggan atau merasa segan untuk mengatakannya maka akan berakibat kurang baik bagi bagi Koperasi Serba Usaha  Profesional

Bayangkan bila dokter menemukan adanya penyakit tetapi segan untuk mengatakan temuannya itu kepada anggota keluarga tersebut, akibatnya akan lebih parah.

Atau bayangkan bila seorang montir menemukan ada kerusakan pada mobil tetapi tidak mau mengatakan kepada sopir tentang kerusakan tersebut. Akibatnya bisa sangat merugikan bagi sopir dan penumpang. Malah bisa berakibat kecelakaan.

10.             PENUTUP

Harus diperhatikan bahwa dalam menjalankan tugasnya Pengawas tidak banyak ikut campur tangan di  dalam tugas-tugasnya menjadi wewenangnya dan yang seharusnya dijalankan Pimpinan atau Panitia Serba Usaha  Profesional

Tugas pengawas hanya mencari fakta, menyelidiki latar belakang fakta dan melaporkan hasil pemeriksaanya. Dalam hal keadaan mendesa, ia hanya boleh mengadakan skorsing dan memanggil Rapat Anggota Khusus. Dimana perlu pengawas boleh mengajukan saran-saran perbaikan kepada Pimpinan, Panitia Kredit dan Panitia Pendidikan agar komposisi kepengurusan KSU Profesional dapat memberi kesempatan kepada wanita untuk berperan serta.

Akan tetapi, Pengawas tidak berhak untuk mengambil tindakan dan keputusan sendiri kalau Pengawas melihat suatu yang tidak beres dalam pemeriksaannya. Pengawas hanya melaporkan dan kalau sangat perlu mengadakan skorsing dan memanggil Rapat Anggota Khusus. Alangkah indahnya kalau pengawas yang terdiri dari pria dan wanita pada suatu waktu bisa melaporkan bahwa KSU Profesional kita sekarang dalam keadaan sehat dan kuat.

Pastilah pada anggota KSU Profesional merasa puas dan bertambah kepercayaanya. Demikian pula Pimpinan, Panitia Kredit dan Panitia Pendidikan akan merasa bangga atas jerih payah mereka. Dan tentu tak lupa, Pengawas akan mendapatkan ucapan terima kasih yang mendalam atas kerja mereka yang baik dan sukses dalam memeriksa dan menjaga serta meningkatkan kemajuan Koperasi Serba Usaha  Profesional